Skip to main content

Bij het organiseren van een congres komt vaak meer kijken dan je denkt, maar met de juiste aanpak ben je zeker van een succesvol evenement. Of je nu een groot zakelijk congres of een kleinschalige bijeenkomst moet organiseren, een goede voorbereiding is altijd van groot belang. In deze blog lees je daarom hoe je een congres organiseert en waar je rekening mee moet houden.

Een goede voorbereiding

Het organiseren van een congres vraagt om een uitgebreide voorbereiding. Denk aan het vinden van een geschikte locatie voor het congres, een programma opstellen, sprekers uitnodigen, catering verzorgen en ga zo maar door. De voorbereiding van een congres vraagt doorgaans meer tijd en aandacht dan andere evenementen, omdat het vaak gaat om evenementen van grote schaal. Onze tip is dan ook: begin op tijd met de voorbereiding. Stel een projectplan op voor je congres, waarin je een planning maakt, alle middelen en benodigdheden in kaart brengt en een begroting toevoegt. Een gedetailleerde planning is de sleutel tot een succesvol congres.

Waterdicht budget opstellen

Er is niets vervelender dan halverwege de voorbereiding erachter komen dat je niet alles wat je had willen organiseren kunt budgetteren. Om problemen te voorkomen is het verstandig om een realistisch budget op te stellen. Houdt in de begroting rekening met alle aspecten van het organiseren van een congres, zoals locatiehuur, catering, sprekers en marketing. Door eerst een budget vast te stellen en vervolgens te kijken naar de mogelijkheden binnen het budget, voorkom je latere geldproblemen voor, tijdens of na het congres.

Een aantrekkelijk programma

Jouw congres staat of valt bij het programma. Dit is overigens waarvoor je wil dat mensen naar het congres komen. Een goed programma biedt de perfecte balans tussen inspirerende sprekers, interactieve sessies en netwerkgelegenheden. Zorg er daarbij voor dat de sprekers aansluiten bij de boodschap van het congres en het budget. Sluit de avond af met een indrukwekkend slot, iets wat alle aanwezigen niet snel zullen vergeten.

Vlekkeloze uitvoering

Op de dag van het congres wil je natuurlijk dat alles zo soepel mogelijk verloopt. Zorg er daarom voor dat jij en je team goed op de hoogte zijn van hun taken. Dit kan door middel van een draaiboek waarin het verloop van het congres gedetailleerd staat omschreven. Neem nog een laatste keer alles door en zorg ervoor dat alle voorzieningen aanwezig zijn en werken. Denk hierbij aan alle techniek, zoals lampen en audioapparatuur.

De juiste locatie vinden

Een uitgebreide planning, een waterdicht budget en een interessant programma stellen niet zoveel voor zonder een geschikte locatie. Sterker nog, de organisatie van alle bovenstaande punten is vaak afhankelijk van de congreslocatie. De keuze van de locatie voor jouw congres speelt daarom een grote rol in de uitvoering en het succes van het evenement. Zo is het belangrijk dat het congres goed bereikbaar is, het voldoende ruimte en capaciteit biedt en beschikt over de nodige faciliteiten zoals audio- en videoapparatuur en catering. Lukt het niet om een geschikte locatie te vinden? Stel dan een lijstje op met eisen en wensen en bezoek locaties vooraf om te kijken of hieraan voldoet.

Congres organiseren bij Venue13

Ga jij een congres organiseren in Arnhem en ben je op zoek naar een locatie? Ontdek dan de evenementenlocatie van Venue13. Wij beschikken over vier verschillende ruimtes met plek voor 500 gasten, een terras en buitenruimte, alle nodige professionele technologische apparatuur en een culinair cateringteam. Heb je hulp nodig bij het organiseren van het congres? Er staat een creatief team klaar om jou van A tot Z te helpen in de voorbereiding, aankleding, catering en uitvoering van het congres.

Meer weten?

Wil jij een congres organiseren of heb je hulp nodig bij de organisatie ervan? Neem dan contact met ons op. Venue13 biedt niet alleen prachtige locaties voor jouw congres, maar ondersteunt ook in de voorbereiding. Vul het contactformulier in en ontdek de voordelen van deze locatie voor jouw congres.

Leave a Reply